セミナーの開催が決まりました。
もしあなたがセミナー担当者や主催者だとしたら、運営コストをなるべく安く収めたい（自社セミナーや研修の場合は「予算はないぞ！」と上司からの警告があるかもしれない！）、格安な料金で会場を借りたい、と考えることは当然のことではないでしょうか。
本記事では、セミナー会場となる貸し会議室を、格安で借りる方法をお教えします。
この記事の筆者は、2016年からセミナー集客のサポートをしており、2018年から運営サポートもしています。
その経験から、結局は高くついた〜ということがないように、貸し会議室を格安で借りるための方法を7つ解説していきます。
すぐに実践できる簡単なことばかりです。ぜひ参考にしてくださいね。
目次
東京都内でも貸し会議室を格安で借りられる7つのコツ
都内貸し会議室の相場を知ろう
例えば東京で貸し会議室を借りるとしたら、大体の相場はおいくらなのでしょうか。
30人くらいの収容人数で調べてみると、1時間あたり5,400円（税込）前後の会場が多いので、3,000円よりも手頃に借りられると”安い”の範囲、2,000円以下となれば”格安”と判断できます。
ただ、1時間あたりの使用料金が格安でも、3時間未満では借りられない施設もありますので、最低利用時間の条件をしっかり確認しましょう。
曜日や時間帯で料金が変わる施設も多いですから、主催者としては、手頃な時間帯にセミナーを計画するのもひとつの手です。
オープン記念キャンペーン等で、1時間あたりワンコイン以下、まさに”激安”の会場もありますが、競争率が激しく希望日時の確保はなかなか難しいでしょう。
1,000〜2,000円で借りられたら、十分格安と言えます。
備品が無料だとさらにお得
会場料金がお安くても、必須備品が有料だと結局は”格安”で収まらないことがあります。
セミナーには必須の備品：プロジェクターのレンタル料金が高い場合が多く、これが無料で借りられるとお得です。
トータル料金を見れば、もうワンランク上の会場にできた…ということがないように、
必要な備品をリストアップし、備品レンタル料込みの状態で会場料金の比較をしましょう。
事前の内覧が無料でできるとお得
会場は必ず下見をしておいた方が良いのですが、”下見”だからといってどこの施設も無料なわけではありません。
無料でできる所もありますが、有料で予約しなければ内覧できない所も多々あります。
有料の施設でも内覧パックとしてお得な料金設定がある所や、普通にレンタルとして予約しなければいけない所もあります。
内覧料金も含めて会場料金の比較をしましょう。
解錠時間に猶予があるとお得
予約時間の10分前に解錠してくれる所もあれば、時間キッカリの所もあります。
一般的には会場準備時間も含めてレンタルするのが基本ですから、もし予約時間前に解錠してくれるのであればお得です。
解錠時間については施設の利用規約に明記している所もありますが、確認する意味も込めて直接 聞いてみるのも良いでしょう。
まれに、利用規約ではキッカリの時間を明記していても、お問い合わせしてみると少し猶予を了承してくれる施設もあります。
退出時間に猶予があるとお得
例えば18時までの契約の場合でも、施設によっては18時10分までに完全撤退という形で、退出時間に若干猶予がある場合があります。
規約に記載している所もあれば、お願いされた時だけ臨機応変にという施設もあるので確認しておくと良いでしょう。
一般的には契約時間内に完全撤退することが基本ですので、原状回復、後片付けの時間も含めてレンタル時間を設定しましょう。
延長しないことが大前提
せっかく格安の会場を探しても、延長となると予想外のコスト増となり、ガッカリです。
さらに当日の延長申請の場合、通常の時間料金設定よりも割高になる施設もありますので注意しましょう。
そもそも次に予約が入っている場合は、物理的に延長は不可能です。
不完全なままセミナーを終えることになると参加者からの信頼を失いますし、
セミナー後半は急に駆け足になって「あとは資料を見てください〜」では、満足度も下げてしまいます。
主催側として、時間は少し余裕を持って設定し、当日は進行管理をしっかり行いましょう。
格安だとしても古くて汚い会場は避ける
いくら値段が安くても、古くて汚い会議室は避けましょう。
どんなに価値ある情報を提供しても、会場に不満を持った時点で主催者に不信感を抱いたり、セミナーに対する満足度が下がってしまうからです。
多くの方が「え、当然の事でしょ」と感じると思いますが、実際に運営を任されると麻痺してしまう感覚でもあります。
決められた予算内、あるいは より利益を出すことを求められると、レンタル料ありきになってしまい、たとえ建物の古さや不便さを自覚していたとしても、「これくらい許せる範囲ではないか」と参加者にも寛容さを求めてしまうからです。
人間は快適なものには鈍感ですが、不快・不便なものにはとても敏感ということを忘れてはいけません。
セミナー会場を出る時の参加者同士の会話が、セミナーの感想ではなく、会場の酷さについてにすり替わってしまうかもしれません。
だとしたら、大失敗。会場の快適さはセミナーの成果に大きく影響することを、よく認識しましょう。
受講者の満足度を上げるセミナー会場のチェック項目はこちらから確認できます。
東京の貸し会議室を探してみよう
以上のポイントを踏まえて、さっそく会議室を探してみましょう。
エリアや使用目的、使用人数で絞り込み検索ができるサイトが便利ですのでご紹介します。
SPACEMARKET
一覧ページで満足度レートが確認できるので、個別ページへ移動しなくても各施設の評判がわかるのが便利です。
https://www.spacemarket.com/
インスタベース
こちらも一覧ページでレビュー数や満足度レートが確認できて便利です。1ページあたりの表示件数も多く探しやすいです。
https://www.instabase.jp/
会議室.COM
国内最大級の貸し会議室検索サイト。バーチャル内覧が便利です。
https://www.kaigishitu.com/
まとめ
何度かセミナー開催を経験すると、”いつも大体はこんな感じだから〜”と油断も生まれてきます。
しかし、”これまでの会場ではこうだったから”という思い込みは危険。
施設ごとに利用規約は異なる部分もあり、思わぬ違反をしてしまったり、別途で追加料金を請求されることがあるからです。
後から困らないように、事前に規約を確認する、不明な点については問い合わせるなど、施設側としっかりコミュニケーションをとりましょう。
