セミナー主催者側の都合でセミナーが開催中止となった時のお詫びメール例文をご紹介します。
セミナー開催中止連絡は、メールでの案内では「見ていない」「届いていない」が起こり得ますので、メールの返信がなければ、SNSを活用したり、お電話での直接連絡もしましょう。
セミナー中止連絡は、相手に確実に届いていなければ意味がありません。
中止の理由と、返金について、振替開催の有無のご案内を丁寧に伝えましょう。
目次
セミナー中止のお知らせメール例文
それではさっそく例文をご紹介します。重要なのが「件名」です。件名を見ただけですぐに中止だと伝わるよう、件名冒頭に「中止」と入れましょう。すでに受講料を入金いただいている場合は返金についてのご案内も丁寧にお伝えします。
開催定員に満たなかった場合
《定員に達しなかった事が原因の例文》
件名：【開催中止のお知らせ】◯月◯日（◯曜日）開催セミナーについて
△△株式会社
◯◯様お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー担当△△でございます。◯月◯日（◯曜日）に予定しておりました△△△セミナーですが、
今回は開催定員に満たず、開催中止となりましたことをご連絡いたします。せっかくのお申込みに対し、このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございません。
なにとぞご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。（直近で開催されるセミナーのご提案をする）
◯月◯日（◯曜日）△△にてxxxxセミナーの開催が決定しております。
ご都合がよろしければ、ぜひご検討くださいませ。■ ご入金済みの受講料について
ご指定の口座へ返金させていただきます。
お手数をおかけしますが、お振込先情報をご連絡いただけますでしょうか。本件について、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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【お問い合わせ先】
電話番号：xx-xxxx-xxxx （受付時間を記載）
メールアドレス：xxxx署 名
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⬇セミナー参加者へのサンキューメール例文はこちらから⬇
悪天候が原因の場合
ここ数年、異常気象にともなう悪天候でイベントが中止になるケースが増えていますので、悪天候による開催中止バージョンもご紹介しておきます。「参加者の安全を考慮して」ということをお伝えするのがポイントです。
お送りするタイミングにも要注意、ギリギリの前日夜では遅いです。早めの開催判断をして、開催日の３日前までにはご連絡しましょう。
《悪天候が原因の例文》
件名：【開催中止のお知らせ】◯月◯日（◯曜日）開催セミナーについて
△△株式会社
◯◯様お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー担当△△でございます。◯月◯日（◯曜日）に予定しておりました△△△セミナーですが、
台風の接近（もしくは大雪・大雨）が予測されており、
参加者様の安全を考慮いたしました結果、やむなく中止とさせていただきます。お申込みいただいた皆さまにつきましては、
大変なご迷惑をおかけしますことお詫び申し上げます。
なにとぞご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。次回開催のご案内は別途ご連絡させていただきます。
ご都合がよろしければ、ぜひご参加いただけますようよろしくお願い申し上げます。■ ご入金済みの受講料について
ご指定の口座へ返金させていただきます。
お手数をおかけしますが、お振込先情報をご連絡いただけますでしょうか。本件について、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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【お問い合わせ先】
電話番号：xx-xxxx-xxxx （受付時間を記載）
メールアドレス：xxxx署 名
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⬇セミナー参加をお断りしなければいけない場合のメール例文はこちらから⬇
インフルエンザ等の感染症が原因の場合
近年、インフルエンザの爆発的な流行や、新型ウイルスの感染拡大がニュースになることが多くなりました。
インフルエンザの流行は、例年11月下旬から（最近はもっと早くなってきている印象）3月頃まで続き、中でも1月〜2月上旬にピークを迎えます。この時期にセミナーを開催する場合は、より注意して情報収集しましょう。
https://www.niid.go.jp/niid/ja/flu-m/813-idsc/map/6101-flu-map-3.html
ウイルス感染流行の事例についても、早めの開催判断が必要です。
下記3つの項目に当てはまるセミナーの場合は、早めに中止判断をしても良いでしょう。
- 参加人数が30名以上
- 参加者が全国各地から集まる
- 参加者に小さなお子さんがいる世代が多い
《ウイルス感染拡大が原因の例文》
件名：【開催中止のお知らせ】◯月◯日（◯曜日）開催セミナーについて
△△株式会社
◯◯様お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー担当△△でございます。◯月◯日（◯曜日）に予定しておりました△△△セミナーですが、
◯◯（ウイルス名）の感染が拡大している状況を受け、
参加者様の感染拡大防止を最優先に考えた結果、やむなく中止（または延期）とさせていただきます。お申込みいただいた皆さまには申し訳ございませんが、
なにとぞご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。次回開催のご案内は別途ご連絡させていただきますので、
ご都合がよろしければ、ご参加いただけますと幸いです。■ ご入金済みの受講料について
ご指定の口座へ返金させていただきます。
お手数をおかけしますが、お振込先情報をご連絡いただけますでしょうか。本件について、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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【お問い合わせ先】
電話番号：xx-xxxx-xxxx （受付時間を記載）
メールアドレス：xxxx署 名
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間違って会場に来る方をゼロにしよう
お問い合せ先電話番号を入れる
セミナー中止に関するお問い合わせを受け付ける手段として、メールの他に必ず電話番号も記載してお送りしましょう。
参加を予定していたセミナーが中止になったわけですから、メールよりも手っ取り早く電話で問い合わせをしたいと感じる申込者は多いでしょう。また電話がつながらないのではストレスを感じさせてしまうので、あらかじめ電話対応が可能な受付時間を記載しておきましょう。
メールの返信がなければお電話でも伝える
前途しましたが、セミナー開催中止連絡は申込者に伝わらなければ意味がありません。メール通知だけでは「見ていない」「私には届いていない」という事態もあるのです。お返事がない場合は、相手と確実にコミュニケーションがとれる電話で最終確認を行いましょう。
当日の対応として
中には電話でも連絡がとれない参加者もいらっしゃるかもしれません。
当日間違って会場に来てしまった方から電話やメールが入った場合に、すぐに対応できる体制づくりをしておく必要があります。会場で戸惑っている申込者に対しすぐに対応できることが重要なのです。
可能なのであればセミナー会場で当日スタッフを待機させておくことも検討しましょう。
