セミナーでレセプションの設置を検討中の担当者さまへ。
本記事では、来場者をスムーズに案内したり対応したりするためのレセプションのコツをお伝えします。
レセプションのコツを実践すれば、セミナー来場者の満足度が上がり、また次回も来たいと思うセミナーを開催できます。
レセプションのコツを押さえて、最高のセミナー体験を実現させましょう。
レセプションとは？
レセプションは、主催者のおもてなしが最初に見える場面です。
受付や窓口という意味があり、セミナー参加者へ1番はじめに対応をする重要な業務を担います。
楽しみにしているアーティストのコンサートや、好きな人とのデートのように、来場者は期待と緊張を持って、時間とお金を投資しています。たとえば、就職説明会では地方から説明会のために都会を訪れ、はじめての就業機会に挑戦しているかもしれません。もし心温まるおもてなしを受けたら、それだけで安心するでしょう。
レセプションとは、主催者からのおもてなしを体験する場所です。
セミナー来場者の満足度をあげるレセプション応対のコツ
レセプションメンバー全体への情報共有を徹底する
レセプションメンバーが自分の役割を認識していないことや、他のメンバーとの役割分担ができていなかったりすると、開始時間がおしてしまったり、来場者を困惑させてしまうことがあります。現場把握ができなければ、スタッフは動くことができないからです。
運営側で必要な情報をメンバー全体に共有していると、来場者に対しスムーズな対応が可能になります。誰がいつどこで何をするのかを伝えて認識させることで、レセプションメンバーの役割がはっきりするからです。タイムスケジュールどおりに個別の役割に取り組んでもらうことで、予定開始時刻に合わせてセミナーを始めることができるのです。
共有しておくべき具体的な情報について
それでは、レセプションメンバーに共有しておく情報について具体的にみていきましょう。
レセプション設備の準備と片づけ
✅ テーブルや椅子が収納されている倉庫の場所
✅ テーブルや椅子の配置場所
✅ テーブルや椅子の数
✅ テーブルの上の物の配置（パソコン、ネームタグ、ボールペン）
✅ テーブルのヘリに貼り付ける張り紙
レセプション終了後の人員配置
✅ 会場での位置
✅ 会場での役割
✅ 会場での注意事項
レセプションとセミナーのタイムライン
✅ ドアオープン・クローズの時間
✅ イベントスタート・エンドの時間
✅ 途中休憩の開始・終了時間
レセプション設備準備とレセプション終了後の人員配置を全体に周知させると、役割が明確になります。初対面の人同士で担当することが多いので、言葉でメンバー全員に説明することが大切です。
受付方法をシュミレーションさせる
レセプションに長い列ができることがあります。来場者がレセプション担当に見せる資料を忘れていたり、メンバー同士が役割を認識していなかったりすることが原因です。
来場者の忘れ物については、事前によるあるパターンと対処法を伝えておくと、スタッフ自身も混乱せず迅速に来場者をご案内することができます。メンバー同士の役割分担については、セクションごとに大まかな仕事内容を認識させるだけでなく、それぞれの場所でメンバー同士がどう動いて来場者をさばくのかシュミレーションさせておくことも忘れずにおこないます。
メンバー同士でコミュニケーションが取れていると、スムーズな運営が実現できます。レセプションスタッフが来場者にテキパキと指示出しできると、来場者が安心して指示に従うことができるのです。
受付で行う業務例
・必要書類の提出依頼
・ネームタグの配布
・ネームタグの回収方法
・注意事項の伝達
・レセプション地点から会場地点までの道のり案内
パンフレットの活用で効率良くご案内する
詳細な情報が記載されたパンフレットがあると、無駄なコミュニケーションを省くことができます。参加人数が多いにも関わらず、短時間で来場者をさばく場面では特に役に立ちます。
来場者が会場内でパンフレットから必要な情報を収集でき、主催者の印象を向上させることもできます。
パンフレットに記載すると良いこと
・いちばん近いトイレの場所
・いちばん近い喫煙所の場所
・いちばん近いコンビニ
・いちばん近いカフェ
・いちばん近いレストラン
・イベントのタイムテーブル
・登壇者のプロフィール
・途中退出の可否
・飲食物の持ち込み可否
・無料Wifiの有無（あれば、パスワードも）
・スマホやPCの充電の有無
・休憩場所の有無
・授乳やおむつが交換できる場所の有無
・荷物預かりの有無
・非常口の場所
レセプションで並ぶ待ち時間を短縮するコツ
セミナー開始の5分前なのに、来場者の列が長いことがあります。
来場者がセミナー開始前に疲れてしまったり、セミナー開始が後ろ倒しになったりするのは、主催者側として大きな損失を生む可能性があります。
この問題は、レセプションで並んでいる人にお声がけをすることで解消できます。列を短くできるコツがあるのです。
列の場所ごとにお声がけする内容をご紹介します。
並んでいる列のいちばん後ろの方にお声がけすること
・レセプションに必要なメールや書類の準備を促す
・事前登録していない人の洗い出しをする
・必要書類を忘れた人の洗い出しをする
並んでいる列の中央ぐらいにお声がけすること
・会場のトイレ位置のご案内
・会場の自動販売機の位置のご案内
・非常口の位置のご案内
並んでいる列の前の方にお声がけすること
・レセプション地点から会場までの道のりをご案内
・会場内の注意事項をご案内
・トイレや自動販売機の場所をご案内（大きい会場の場合は空いているところを教える）
列が短くなれば、待ち時間が短縮され来場者同士の交流の機会も創出できますし、セミナー開始前にバタバタと人が入って来ても慌てることなく対応できます。
また、レセプションで並んでいる間は、セミナーが始まっていないので来場者の気持ちが自分のことに向いがちです。参加に必要な情報を見てもらうきっかけや会場の情報を聞いてもらうことでセミナーに参加するモチベーションや意識がだんだんと向いてくる効果もあります。
まとめ
レセプションはイベントの顔です。会場に入った最初の対応が素早かったり、必要な情報の入手が適切なタイミングであったりするとイベントの満足度が向上します。レセプションの体験を高めれば、来場者のセミナー主催者へのイメージが向上し、主催者の製品やサービスの購買行動にもつながります。
