せっかくお申込みをいただいたのに、参加をお断りしなければいけないのは心苦しいものです。次の機会にまたご縁ができるように、申込者が嫌な気分にならない「お断りメール」をお送りしましょう。
目次
セミナーをお断りするメール例文【嫌な気分にさせない書き方】
さっそく例文を紹介します。
株式会社△△ ◯◯様
お世話になっております。
※ 個人宛であれば「いつもありがとうございます」がおすすめです
株式会社◯◯の△△でございます。
※ 会社名や部署名だけでなく個人名を入れましょう。より申込者へ寄り添った印象になります。この度は◯年◯月◯日（◯）開催の【セミナー名】にお申込みいただき
誠にありがとうございました。本セミナーは申込者多数につき抽選を行いました。
厳正なる抽選の結果、誠に残念ですが今回の申込みは落選されましたことをお知らせ致します。
せっかくのお申込みに対し、お断りせざるを得ないことをご了承くださいませ。また同様のセミナーを開催する際には、改めてご案内させていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。ーーーーーーーーー
署 名
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⬇セミナー参加者にお送りするサンキューメールの例文はこちらから⬇
相手を嫌な気分にさせない3つのポイント
なんらかの理由で参加をお断りしなければいけない場合、相手を嫌な気分にさせないために3つのポイントに気をつけましょう。
なぜお断りするのか明確な理由を伝える
理由が明確であれば、嫌な気持ちにはならないものです。
「抽選の結果が落選のため」や、「主催者企業の競合だったため」などお断りする理由をしっかりお伝えしましょう。
抽選だった場合は、”厳正なる”と記載した方がより誠実な印象を与えることができます。
お申込みに対する感謝の気持ちを伝える
セミナーに興味を持って、申込みをしてくださったことに感謝の気持ちを伝えましょう。
深刻に謝りすぎない
「このような結果になってしまい、大変申し訳ございません」では深刻すぎて、受け取った側も何か重いものを感じてしまいます。
「抽選ではずれてしまった」や「貴社は主催者企業の競合だったため」という事実をお伝えすれば十分です。
それに加えて「こちらとしてもとても残念なのですが、またの機会にぜひご参加ください」という前向きな内容をお伝えしましょう。
参加をお断りする場合があると記載しておこう
どんなに丁寧なメールを送ったとしても、急に参加お断りメールが届くと「え？申込みした人全員が参加できるんじゃないの？」と主催者へ不信感を抱くかたもいらっしゃるでしょう。
セミナー告知には、応募者が多数の場合は抽選になる、もしくは先着順になる旨を事前に記載しておくことも重要です。
こうすることで、申込者には落選でもより納得していただくことができます。
もし無料のセミナーだったのであれば、参加できなかった申込者へのフォローとして、セミナーで配った資料のデータを送ってさしあげると喜ばれます。見込み客との接点を1回でも多くつくり、次回の集客へとつなげましょう。
