セミナーを開催する場合は、講師のスキルや知名度、あるいは信頼性が重要です。
ネットなどで実績豊富な講師を探し、セミナーを依頼したいと考えたときに、
- セミナー講師を依頼するメール文がつくれない
- 失礼な依頼文を送ってしまうのでは？
といった疑問や不安を抱えている人は、決して少なくありません。
本記事では、セミナーに講師を招へいする際の、適切な依頼文メールについて解説します。
また、コピペして使える講師への依頼文のサンプルも用意しています。急いでいるのであれば、依頼文サンプルを使用してください。
目次
確実に講師をアサインを。依頼文メールのポイントとは
さっそく、講師に対する依頼文メールのポイントを解説します。
いくつかポイントはありますが、優先して以下のような部分について、優先しておさえておきましょう。
もっとも重要なのは、何をして欲しいか？
講師を依頼する場合、もっとも大切なのは「何を話してほしいか」という点です。
何を話して欲しいのかきちんと伝えて、講師が「なるほど、こういったトークが求められているのか」とイメージできるようにしなければいけません。
もし依頼文で情報をきちんと伝えられていれば、講師も万全な状態で登壇できます。セミナー自体もテーマと内容が一貫し、魅力的な内容になります。
一方で、講師が話すべき内容をきちんと掴めていなければ、セミナー参加者に対して的外れなコンテンツを提供することになります。そして、講師にも大きな負担をかけることになります。
また、講師に求める内容を伝えていなかったせいで、参加者が「あの講師はダメだ」と思ってしまうこともあります。
セミナーに招へいする側として、講師の評判を落とすようなマネだけはしていけません。
講師と自社、そしてセミナー参加者のためにも、「何をして欲しいか」をきちんと伝えるようにしましょう。
依頼文で、主催団体について明らかにする
特に面識があるといった事情がない場合は、主催団体、つまり自分たちが何者なのかを明らかにすることが重要です。
これは礼儀でもあり、同時に情報の共有でもあります。
依頼文で自社について絵多くを解説できないなら、自社URLを添付してください。脈のある講師なら、自社URLをチェックしてくれます。
講師に対して自分たちの素性が伝わらなければ、余計な疑いを持たれてしまいます。何を目的として、どのような団体なのか、きちんと明らかにするようにしましょう。
依頼文に盛り込むべき項目とは？
依頼文を出す際は、かならず盛り込まなければいけない項目があります。
特に以下のような項目は、例外なく表記する必要があると考えて問題ありません。
- 主催者名
- イベント名
- 開催要項・趣旨
- 希望する講義内容
- 日程
- 予定時間
- 会場名
- 対象者
- 謝礼金額
- 担当者名およびその連絡先
重要なのは、講師に払う謝礼金額です。
最初に謝礼金額を伝えていないと、検討すらしてもらえない場合もあります。そのほかも、自社からは重要には見えなくても講師からは重要な情報です。
かならず上記項目を盛り込むようにしましょう。
依頼文メールの件名についても、注意しよう
講師に送信する依頼文メールの件名についても、注意が求められます。
具体的には、「件名だけで内容が推測される」状態が理想です。
たとえば、「2021年3月31日 ○○様 セミナー登壇のご相談」といった記載なら、明らかに”講師として依頼されているのだな”と気づいてもらえます。
【コピペOK】講師をアサインするための依頼文サンプル（メール用）
上記までのことをおさえておけば、基本的に依頼文で失敗しないはずです。
ただし自力で作成することに不安がある、あるいは時間がない場合は、以下の文章をコピペして使用してください。
【赤字部分】と実際の文章を置き換えれば、問題なく使用できます。
ただし、あくまでも下記は「ひな形」にしかすぎません。そのまま利用するのではなく、赤字以外の部分も状況に応じてカスタマイズすることをお勧めします。
拝啓 先生におかれましてはますますのご健勝のこと、御慶び申し上げます。
【会社名】の【担当者名】と申します。
弊社は、【ターゲット】を対象に【商品・サービス名】を提供している企業でございます。
今回は【ターゲット】を対象として【セミナーの簡潔な説明】に関するセミナーを開催する運びとなりました。
つきましては、当該分野でたいへんなご活躍をされている【講師名】先生に、ご講演賜りたいとお願い申し上げる次第です。
下記において、セミナーの概要を記載しております。
お忙しいところ恐縮ですが、ぜひ一度ご検討いただければと存じます。
- 主催 【主催者名】
- イベント名 【イベント名】
- 開催要項【セミナーの簡潔な説明・目的】
- 日程 令和 年 月 日
- 予定時間【時間】
- 会場 【会場名】
- テーマ 【テーマ名】
- 謝礼 【謝礼金額】
- 対象 【セミナー 対象者名】
- お話いただきたい内容：【依頼したい内容】
【講師名】先生のご予定さえ合えば、ぜひともご登壇いただきたいと存じております。
ご多忙かとは存じますが、是非ともご快諾いただきますよう、心よりお願い申し上げます。
なお、ご不明点があれば【担当者名】（【連絡先】）まで、ご連絡いただければ幸いです。
以上、よろしくお願いいたします。
【会社名・送信者名】
＝＝＝依頼文サンプル終了＝＝＝＝
講師への依頼文は絶対にミスできない
セミナーにおいて、「誰を講師と招へいするか」は重要です。
何せ、セミナーの本質は、「より高い知見を持っている人が、大勢へそれを共有すること」にあります。
できるだけ高い知見を持っている（なおかつセミナーの趣旨と合致していて）講師をアサインしなければいけません。しかし、依頼文で失礼や過不足があると、講師としてはアサインできない可能性が出てきます。
特に高名な講師であれば、無礼な依頼文であれば見向きもしてくれません。だからこそ、依頼文で失敗することだけは避けなければいけないのです。
講師をアサインするときは、依頼文について細心の注意を払いましょう。
